内容証明郵便とは
内容証明郵便は、誰が・どんな内容の郵便を・誰に送ったのか、を郵便局が証明してくれる特殊な郵便です。
郵便は、正確かつ確実な手段ですが、それでも、ごく稀に配達されない郵便というものもないわけではありません。 一般の郵便ですと、段々そんな郵便は受け取っていない、いやたしかに送った、というような事態が生じないとも限らないわけです。内容証明郵便を利用しておくと、そうした事態は避けられます。
内容証明郵便を配達証明付ということにしておけば間違いがありません。郵便物を発信した事実から、その内容、さらには相手に配達されたことまで証明をしてもらえます。これは、後々訴訟にでもなった場合の強力な証拠になります。
法的効力はない
ただ、内容証明郵便自体は、特別な法的効力をもつものではありません。法的な効力が問題になるのは、書かれた内容の方です。ただ、特殊な郵便物ですから、それを受け取った側は、たいてい何らかの反応をしてきます。とくに、弁護士名で送られてきた内容証明郵便や、裁判所の中にある郵便局から発送された内容証明郵便は効果的です。
同じ内容のものが最低3通必要
内容証明郵便は、受取人が1人の場合でも、同じ内容の文面の手紙を最低3通用意する必要があります。ただ、全部手書きである必要はなく、コピーでもOKです。郵便局ではそのうち1通を受取人に送り、1通を局に保管し、もう1通は差出人に返してくれることになっています。同じ内容の文面を複数の相手方に送る場合には、「相手方の数+2通」分用意します。用紙の指定はとくにありません。手書きの場合は原稿用紙のようにマス目が印刷されている、市販のものを利用してもよいでしょう。ワープロソフトで作成してもかまいません。
内容に間違いがないように
内容証明郵便は受取人にある程度のインパクトを与える郵便です。後々訴訟などになった場合、証明力の高い文書として利用することにもなります。また、一度送ってしまったら、後で訂正はできません。このことから、内容証明郵便で出す文書は、事実関係を十分に調査・確認した上で正確に記入することが必要です。誤った事実や内容が書いてあると、将来裁判になった場合に、主張や請求の根拠について疑いを持たれかねません。
また、本論に関係のないよけいなことが書いてあったり、あいまい・不正確な表現がなされていたりすると、相手方に揚げ足をとられることにもなります。表現はできるだけ簡潔に、しかも明確に書くことが大事です。前置きは省略して本論から書き始めましょう。
